INFORMACJE O PRZETWARZANIU DANYCH OSOBOWYCH W SPÓŁCE NETSU S.A.
W związku z przepisami Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady Unii Europejskiej 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej jako „RODO”), przekazujemy następujące informacje dotyczące ochrony danych osobowych:
Dane administratora i kontakt do niego
Administratorem Pana/Pani danych osobowych jest NETSU S.A 40-599 Katowice, ul. Żeliwna 38 lok. 0.10, REGON: 366145226, NIP: 9542777095 wpisana do Rejestru Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy Katowice – Wschód w Katowicach, VIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod nr KRS: 0000672989, kapitał zakładowy w pełni w wpłaconym 1481508,60 zł, (dalej jako „Administrator). Z Administratorem może Pan/Pani skontaktować pisząc na adres mailowy: office@netsu.pl lub pisemnie na adres Spółki z dopiskiem „dane osobowe”.
Cel i podstawy przetwarzania danych
Przetwarzamy dane w różnych sytuacjach biznesowych opisanych w naszej polityce.
Poniżej informacje na temat celów przetwarzania oraz podstaw prawnych.
| Kategorie osób | Cele przetwarzania | Podstawa prawna |
| Klienci i kontrahenci | – Zawarcie i realizacji umów, w tym obsługa zlecenia i reklamacji;
– Wystawienie faktury, rozliczenia księgowe, odprowadzenie podatku; – Obrona i dochodzenie ewentualnych roszczeń; – Ułatwienie kontaktu poprzez podanie dodatkowych danych, takich jak dane komunikatora internetowego, – Spełnienie ciążących na Administratorze obowiązków prawnych wynikających z właściwych przepisów prawa. |
– Zawarta umowa (art. 6 ust. 1 lit. b RODO);
– Przepisy podatkowe, w szczególności ustawy o podatku od towarów i usług, a także ustawy o rachunkowości oraz do wypełnienia wymogów prawnych, którym Administrator podlega (art. 6 ust. 1 lit. c RODO); – Prawnie uzasadniony interes administratora jakim jest umożliwienie obrony oraz dochodzenia roszczeń (art. 6 ust. 1 lit. f RODO); – Dobrowolna zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO). |
| Potencjalni klienci i kontrahenci | – Przedstawienie oferty towarów i usług;
– Nawiązanie współpracy biznesowej; – Marketing bezpośredni; – Udzielenie odpowiedzi na zadane pytania. |
– Prawnie uzasadniony interes administratora, jakim jest możliwość nawiązywania relacji biznesowych, przedstawiania swojej oferty na żądanie potencjalnego klienta oraz udzielania odpowiedzi na pytania (art. 6 ust. 1 lit. f RODO);
– Zgoda na przekazywanie informacji handlowych i marketingowych drogą elektroniczną (art. 6 ust. 1 lit. a RODO). |
| Odbiorcy treści marketingowych | – Marketing bezpośredni. | – Zgoda na przekazywanie informacji handlowych i marketingowych drogą elektroniczną (art. 6 ust. 1 lit. a RODO). |
| Osoby działające w imieniu klientów i kontrahentów | – Umożliwienie zawarcia i realizacji umowy z podmiotem, w imieniu którego działa ta osoba. | – Prawnie uzasadniony interes administratora, jakim jest prawidłowe realizowanie zobowiązań biznesowych oraz kontakt z przedstawicielami klientów i kontrahentów w sprawach z tym związanych (art. 6 ust. 1 lit. f RODO)
– Przepisy kodeksu cywilnego (art. 6 ust. 1 lit. c RODO). |
| Konkretny cel i podstawa przetwarzania są podawane w odrębnej informacji kierowanej do osób, których dane dotyczą. | ||
Przysługujące prawa w związku z przetwarzaniem danych osobowych:
Każdej osobie przysługuje prawo:
– dostępu do swoich danych oraz otrzymania ich kopii,
– sprostowania (poprawiania) swoich danych,
– usunięcia swoich danych,
– ograniczenia przetwarzania swoich danych,
– przenoszenia swoich danych – jeśli podstawą prawną ich przetwarzania jest zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a lub art. 9 ust. 2 lit. a RODO) lub umowa (art. 6 ust. 1 lit. b RODO),
– wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania jej danych osobowych – jeśli podstawą prawną ich przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
– cofnięcia zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem.
W celu skorzystania z przysługujących praw, należy skontaktować się pisemnie lub mailowo z Administratorem na adres wskazany powyżej.
Więcej informacji o prawach przysługujących osobom, których dane dotyczą, zawierają przepisy art. 12–23 RODO. Ponadto osobie, której dane są przetwarzane przez Administratora, przysługuje prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego, tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
Więcej informacji pod adresem: https://uodo.gov.pl/pl/p/skargi.
Odbiorcy danych
Dane klientów oraz kontrahentów mogą być udostępnione do współpracującej kancelarii prawnej, biura rachunkowego, firmy windykacyjnej, firmy księgowej, operatora pocztowego lub firmy kurierskiej, transportowe, usługi IT, dostawcy, wykonawcy, przy czym takie podmioty będą przetwarzać dane na podstawie stosownej umowy powierzenia i wyłącznie zgodnie z naszymi poleceniami.
Źródło danych i zakres udostępnianych danych
Administrator pozyskuje dane bezpośrednio od osób, których dane dotyczą.
Jednakże dane osób działających w imieniu klientów i kontrahentów mogą być przekazywane Administratorowi w treści zawieranych umów lub zleceń. Zakres takich danych to imię, nazwisko, stanowisko, miejsce pracy oraz służbowe dane kontaktowe.
Administrator może także pozyskiwać dane z ogólnodostępnych źródeł, takich jak KRS, CEIDG czy biała lista podatników w celu próby nawiązania współpracy lub weryfikacji danych rejestrowych klienta/kontrahenta. Zakres pozyskanych danych jest zgodny z zakresem publicznie udostępnionych w tych rejestrach informacji.
Czas przechowywania danych
| Kategorie osób | Czas przechowywania danych |
| Klienci i kontrahenci | 5 lat po roku zakończenia umowy, a w przypadku dochodzenia roszczeń do czasu ich zaspokojenia lub przedawnienia czasu nawiązania współpracy i zawarcia umowy (od tego momentu dane są przetwarzane jak dane klienta). W przypadku nie nawiązania współpracy dane będą niezwłocznie usuwane, chyba że ich przechowywanie będzie miało uzasadnienie w obronie przed roszczeniami, wówczas do czasu przedawnienia tych roszczeń. |
| Potencjalni klienci | Do czasu nawiązania współpracy i zawarcia umowy (od tego momentu dane są przetwarzane jak dane klienta). W przypadku nie nawiązania współpracy dane będą niezwłocznie usuwane, chyba że ich przechowywanie będzie miało uzasadnienie w obronie przed roszczeniami, wówczas do czasu przedawnienia tych roszczeń. |
| Odbiorcy treści marketingowych | Do czasu zaprzestania przekazywania informacji marketingowych, zgłoszenia sprzeciwu na takie działanie lub wycofania zgody. |
| Osoby działające w imieniu klientów i kontrahentów | Dane wskazane w umowach do 5 lat po roku zakończenia umowy.
Dane związane z prowadzoną korespondencją przez okres …lat po otrzymaniu wiadomości. W przypadku powstania roszczeń związanych z działaniem w imieniu klienta lub kontrahenta, do czasu ich zaspokojenia lub przedawnienia. |
Dobrowolność podania danych
| Kategorie osób | Informacja o obowiązku lub dobrowolności podania danych |
| Klienci i kontrahenci | W zakresie danych potrzebnych do zawarcia i realizacji umowy, podanie danych jest dobrowolne, ale niezbędne. Ich niepodanie uniemożliwi zrealizowanie tego działania.
Dane niezbędne do wystawienia faktury kontrahent lub klient ma obowiązek podać zgodnie z przepisami podatkowymi. Ich nie podanie uniemożliwi wystawienie faktury. |
| Potencjalni klienci | Podanie danych jest dobrowolne, ale niezbędne do nawiązania współpracy lub przekazania oferty. |
| Odbiorcy treści marketingowych | Podanie danych jest dobrowolne, ale niezbędne do otrzymania informacji. |
| Osoby działające w imieniu klientów i kontrahentów | W zakresie danych potrzebnych do zawarcia umowy, podanie danych jest dobrowolne, ale niezbędne. Ich niepodanie uniemożliwi zrealizowanie tego działania.
W zakresie innych danych ich podanie jest dobrowolne i nie ma wpływu na współprace z klientem lub kontrahentem. |
Informacja o zautomatyzowanym podejmowaniu decyzji
Dane osobowe mogą być profilowane w zakresie określonych produktów lub usług Administratora celem najlepszego dopasowania do potrzeb oferowanych przez Administratora produktów lub usług. Administrator nie podejmuje decyzji, które opierają się wyłącznie na zautomatyzowanym podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu, i które mogłyby wywołać wobec Pana/ Pani skutki prawne lub wpłynąć na Ciebie w podobny sposób.
Informacja o transferze danych poza Europejski Obszar Gospodarczy
Zebrane dane osobowe nie będą przekazywane do odbiorców znajdujących się w państwach poza Europejskim Obszarem Gospodarczym (Kraje Unii Europejskiej oraz Islandia, Liechtenstein i Norwegia).